Episode

Prozesse systematisch & automatisch

Beseitige Zeitfresser und emotionale Monster in deinem Business

Veröffentlicht am:

30.9.2024

Automatisierung & Prozessoptimierung

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Inhalt der Episode

In dieser spannenden Episode habe ich den Automatisierungs-Experten Steffen Skopp zu Gast. Gemeinsam tauchen wir tief in die Welt der Prozessoptimierung und Automatisierung ein, insbesondere wie kleinere Unternehmen und Solopreneure davon profitieren können. Du erfährst, warum standardisierte Kunden-Onboarding-Prozesse so wichtig sind und wie sie über 200 Einzelschritte umfassen können. Steffen erläutert anhand konkreter Beispiele, warum Wiederholungsaufgaben wie das Anlegen von Ordnern und CRM-Einträgen unbedingt automatisiert werden müssen. Wir diskutieren auch, wie Tools wie Zapier und Make.com genutzt werden können, um Projekte strukturiert zu managen und die DSGVO-Konformität zu wahren.

Daneben wird dem Aspekt der Automatisierung mit Künstlicher Intelligenz besondere Aufmerksamkeit gewidmet. Du lernst, wie Steffen mithilfe von ChatGPT diverse Aufgaben automatisiert, wie das Filtern von HTML-Inhalten oder das Extrahieren von IDs aus Fehlertexten. Ebenfalls wird die Erschwinglichkeit moderner Technologie für Solo-Unternehmer und kleine Unternehmen hervorgehoben.

Wir teilen außerdem unsere Gedanken zur Rolle von No-Code-Plattformen, die Notwendigkeit technischer Grundkenntnisse und die Bedeutung der kontinuierlichen Weiterbildung.

Key-Take-Aways

Standardisierung und Automatisierung: Ein strukturierter Kunden-Onboarding-Prozess bestehend aus über 200 Einzelschritten ist unabdingbar und sollte durch Tools wie Zapier und Make automatisiert werden.
Prozessoptimierung: Analysiere und optimiere Prozesse, bevor du sie automatisierst, um ineffiziente Arbeitsabläufe zu vermeiden ("shit in, shit out").
Künstliche Intelligenz im Alltag: Nutze KI, um repetitive Aufgaben zu automatisieren, wie das Zuweisen von Support-Anfragen und die Sentiment-Analyse von Foren-Posts.
Fortschritt durch Weiterbildung: Kontinuierliches Lernen neuer Fähigkeiten ist entscheidend für den Erfolg in einer dynamischen Marktwelt.
Automatisierung für Solo-Unternehmer: Automatisierung kann Solopreneure befähigen, effizienter zu arbeiten und sich auf ihr Kerngeschäft zu konzentrieren.

Freu dich auf eine informative und inspirierende Episode, die dir zeigt, wie du mithilfe von Automatisierung und modernen Tools dein Unternehmen effizienter und erfolgreicher gestalten kannst!

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Shownotes

Website: https://skalier-dich.de
Steffen bei LinkedIn: https://www.linkedin.com/in/steffen-skopp/
Instagram: https://www.instagram.com/steffen.skopp/
YouTube-Kanal von Jodie Sanchez für kreative Business-Ideen und Inspiration: https://www.youtube.com/@CodieSanchezCT

die Tools aus der Episode

Tools

Make

Make: Die ultimative Automatisierungslösung für dein Unternehmen

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Thorsten: Hallo und herzlich willkommen zu einer neuen Episode von Smartpreneurs' Odyssey. Heute ist Steffen bei uns zu Gast. Steffen, schön dich hier zu haben.
Steffen: Danke für die Einladung, Thorsten.
Thorsten: In unserer heutigen Folge geht es um Prozessmanagement und Automatisierung. Wie bist du zu diesem Thema gekommen?
Steffen: Ich habe mich schon früh mit wiederkehrenden Aufgaben beschäftigt, wie Ordner anlegen, Daten austauschen oder CRM-Einträge machen. Dadurch wurde mir die Notwendigkeit von Automatisierungen klar.
Thorsten: Kannst du uns Beispiele geben, wie du Automatisierung in deinem Projekt "skalierdich.de" umgesetzt hast?
Steffen: Klar. Wir haben Prozesse zuerst optimiert, bevor wir sie automatisiert haben, um ineffiziente Abläufe zu vermeiden. Das Prinzip "shit in, shit out" gilt hier besonders. Wichtig ist es, Zeitfresser und emotionale Monster in Prozessen zu identifizieren und dann gezielt anzugehen.
Thorsten: Welche Tools nutzt du hauptsächlich dafür?
Steffen: Mein bevorzugtes Tool ist make.com, aber es gibt auch Alternativen wie Zapier. Datenschutz ist dabei ein großes Thema, insbesondere bei US-basierten Tools. Daher hosten wir einige Tools selbst, wie z.B. in8n, um DSGVO-konform zu arbeiten.
Thorsten: Du hast auch KI erwähnt. In welchem Kontext setzt du solche Technologien ein?
Steffen: Wir integrieren KI in Workflows, z.B. zur automatisierten Zuweisung von Support-Anfragen oder zur Sentiment-Analyse von Foren-Posts. Die Nutzung der KI kostet zwar, aber sie fungiert als Schnittstelle, die repetitive Aufgaben automatisiert.
Thorsten: Rationalisierungen klingen spannend. Nutzt du auch ChatGPT für diese Zwecke?
Steffen: Ja, mit ChatGPT kann man strukturierte Daten erzeugen, indem man einen Prompt eingibt und ein definiertes Datenformat vorgibt. Das erleichtert viele Aufgaben, wie das Filtern von HTML-Inhalten oder das Extrahieren von IDs aus Fehlertexten.
Thorsten: Das klingt wirklich hilfreich. Was sind die größten Herausforderungen bei der Einführung von Automatisierungen?
Steffen: Die Wartung und versteckten Kosten sind nicht zu unterschätzen. Technisches Know-how ist bei komplexen Prozessen notwendig. KI kann zwar als Lehrmeister fungieren, aber man muss die richtigen Fragen stellen können.
Thorsten: Würdest du sagen, dass es sinnvoll ist, Prozesse auszulagern, um sich aufs Kernbusiness zu konzentrieren?
Steffen: Das hängt vom jeweiligen Fall ab. Ich bevorzuge es, Basiskenntnisse anzueignen, anstatt selbst komplexe Prozesse zu bauen. Wartungsverträge sind wichtig, um die langfristige Funktionsfähigkeit sicherzustellen.
Thorsten: Automatisierung bietet gerade Solopreneuren viele Möglichkeiten. Wie siehst du das?
Steffen: Absolut. Sie können Technologien nutzen, die früher großen Unternehmen vorbehalten waren. Das steigert die Effizienz und spart Zeit. Auch repetitive Aufgaben lassen sich gut automatisieren.
Thorsten: Du erwähnst häufig die Effizienz und Automatisierung. Welchen Wert legst du auf Support für Kundenzufriedenheit?
Steffen: Support ist essenziell für Kundentreue. Ein effizienter Sales-Prozess und klare SLAs sind wichtig. AI und Chatbots können die Kommunikation im Support erheblich verbessern, solange der Kundennutzen im Fokus bleibt.
Thorsten: Welche Tools würdest du empfehlen?
Steffen: Bestehende Tools bevorzugen, da neue Tools Risiken bergen. AI kann Prozesse und Tools für Automatisierung unterstützen. Tools wie Sapien bieten eine visuelle Oberfläche für Prozessautomatisierung, z.B. für CRM, E-Mail-Marketing, Social Media und Buchhaltung.
Thorsten: Noch eine letzte Frage: Was sind deine nächsten Schritte?
Steffen: Ich werde weiterhin an der Optimierung und Automatisierung unserer Prozesse arbeiten. Außerdem plane ich zukünftige Reisen nach Asien. Auf meiner Website SkalierDich.de gibt es mehr Informationen zu Automatisierungsfragen.
Thorsten: Vielen Dank für das Gespräch, Steffen. Es war sehr informativ. Wir freuen uns auf deine zukünftigen Projekte!
Steffen: Danke, Thorsten. Es war mir eine Freude.

Gekürztes Transkript der Episode. Das vollständige Transkript findest du in deiner Podcast-App.

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Dein Host

Thorsten Wälde

Hi, ich bin Thorsten Wälde, der Host von Smartpreneurs' Odyssey und bringe meine umfangreiche Erfahrung als Unternehmer und Expertise im Bereich Digitalisierung, Datenschutz und Informationssicherheit in den Podcast ein. Ich freue mich darauf, gemeinsam mit dir wertvolle Inhalte für unsere Zuhörer zu schaffen und unsere Geschichten zu teilen.